Pour une troisième année consécutive, l'Autorité des marchés publics (AMP) doit intervenir afin de recadrer le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) du Bas-Saint-Laurent dans le cadre d'un contrat octroyé de gré à gré. Cette fois-ci, l'AMP émet trois recommandations concernant un contrat pour des travaux visant la mise à niveau du système de gicleurs au Centre d’hébergement Villa Maria de Saint-Alexandre-de-Kamouraska.

Au cours des dernières années, le centre d’hébergement a rencontré des problèmes avec son système de gicleurs. Le CHSLD a aussi fait face à deux dégâts d'eau, le premier en avril 2021 et le deuxième en décembre de la même année. C'est à la suite de ces événements que le CISSS a fait produire des plans et devis pour la réfection du système.

Lors de l’ouverture des soumissions, le 10 mars 2022, le prix de la plus basse soumission conforme était de 121 296 $, soit un montant supérieur au seuil à partir duquel le CISSS aurait dû procéder par appel d’offres public.

Dans le cadre de sa vérification, l’AMP a constaté que le CISSS n’a pas respecté la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) en omettant de publier un avis d’intention de conclure un contrat de gré à gré, au moins 15 jours avant sa signature, au Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO).

De plus, l’AMP a constaté différents manquements au cadre normatif à l’occasion du processus d’appel d’offres sur invitation. Parmi ceux-ci, on apprend que le CISSS du Bas-Saint-Laurent n’a pas mené à terme sa planification des besoins, ce qui comprend la détermination des besoins et l’estimation des coûts. Le CISSS a plutôt procédé au lancement de l’appel d’offres sur invitation, alors que les résultats d’une analyse supplémentaire étaient attendus pour déterminer l’ampleur et les coûts de travaux additionnels à effectuer en lien avec le système de protection contre les incendies.

ADDENDA

Aussi, le CISSS a ajouté, par addenda, un échéancier des travaux correspondant à la disponibilité d’un soumissionnaire potentiel, ce qui pouvait le favoriser. On apprend que lors d'une visite du CHSLD le 28 février 2022, l’un des soumissionnaires a mentionné à l’intervenant du CISSS avec qui il visitait les lieux que s’il obtenait le contrat, il pourrait commencer les travaux de gicleurs dès mars 2022. Ayant cette information en main, l’intervenant du CISSS a ensuite discuté avec l’une des responsables de l'appel d’offres sur invitation. À la suite de cet échange, le CISSS a donc produit un addenda dès le 1er mars, afin d’ajouter un échéancier comprenant la période d’exécution des travaux par l’entrepreneur allant du 15 mars au 15 mai 2022 et celle des travaux faits par le CISSS, ainsi que la date de fin de projet.

Après l'attribution, la rencontre de démarrage n’a finalement eu lieu que le 14 avril 2022. De plus, le 4 juillet 2022, il a été décidé que les travaux ne débuteraient finalement que le 15 août 2022, soit près de cinq mois après l’adjudication.

De plus, cette note n’a pas été transmise à tous les soumissionnaires potentiels, causant une situation inéquitable quant à la possibilité pour les concurrents potentiels de participer à l’appel d’offres, retient l'AMP.

REDDITION DE COMPTE

Par ailleurs, le CISSS-BSL n’a pas respecté ses obligations en matière de reddition de comptes, notamment en inscrivant des informations erronées au SEAO. La vérification a également révélé que le CISSS possède peu d’outils pour appuyer son équipe œuvrant en gestion contractuelle. Enfin, le Centre intégré n’a toujours pas révisé sa politique interne de gestion contractuelle, ce à quoi il s’était engagé à la suite d’une autre décision rendue à son endroit par l’AMP, le 2 mars 2021. Soulignons que l’AMP y allait de six recommandations.

Rappelons qu'en septembre 2022, l'AMP avait déjà ordonné au CISSS du Bas-Saint-Laurent de ne pas donner suite à son intention d’accorder un contrat de gré à gré pour la mise à jour et l’intégration des systèmes de dictée et de transcription numérique. L’avis d’intention du CISSS comportait peu de renseignements précis concernant ces besoins.

RECOMMANDATIONS 2023

L’AMP recommande au dirigeant du CISSS-BSL de recourir aux services d’un spécialiste du cadre normatif indépendant afin d’appuyer l’organisation dans la mise à jour de sa documentation interne. L'Autorité recommande aussi de recourir aux services d’un spécialiste du cadre normatif indépendant pour réviser les activités liées au processus d’attribution qu’effectue le personnel œuvrant en gestion contractuelle afin de rendre ces activités conformes au cadre normatif. De plus, l'AMP recommande de recourir aux services d’un spécialiste du cadre normatif indépendant pour établir un plan de formation sur les exigences de la loi destiné au personnel du CISSS qui œuvre en gestion contractuelle, incluant la personne responsable de l’application des règles contractuelles.

Le CISSS du Bas-Saint-Laurent dispose de 45 jours pour informer l’Autorité des marchés publics des mesures prises pour donner suite à ces recommandations. De plus, l’AMP requiert que les résultats de ces mesures lui soient soumis afin de confirmer que celles-ci sont à son entière satisfaction.