Secrétaire au greffe

Statut : Régulier à temps complet
Service :  Administration générale
Supérieur immédiat : Direction générale
Lieu de travail :  Hôtel de ville de la Ville de Saint-Antonin

Description du poste :
En tant que secrétaire au greffe, votre rôle consistera à effectuer des tâches de secrétariat juridique, la documentation ainsi que  certaines tâches de support administratif de bureau. Plus précisément, vous aurez la responsabilité d’épauler l’équipe de la Ville de Saint-Antonin en réalisant des mandats liés à la réglementation municipale, à l’accès à l’information, ainsi qu’agir en tant que premier(ère) répondant(e) aux appels et à l’accueil du Service en plus de répondre aux demandes courantes des citoyens relativement aux différents règlements municipaux.

Principales responsabilités
• Préparer les projets d’ordres du jour, de résolutions et de procès-verbaux des assemblées publiques et, à l’occasion, des comités pléniers à partir des sommaires décisionnels et autres documents que les directions ont remis au service du greffe;
• Effectuer la mise en forme, réviser et corriger les documents provenant de différents logiciels informatiques et divers services, à être présentés aux élus. Colliger les documents pertinents des assemblées publiques et des comités pléniers et les convertir en d’autres formats. Assembler tous les documents afin d’en faire un fichier qui sera diffusé en format électronique aux élus;
• Diffuser, sur le site Web, les procès-verbaux et les documents des assemblées publiques;
• Assister le greffier dans la préparation des règlements à être adoptés et assurer le suivi des procédures légales requises pour son entrée en vigueur et de toutes les tâches reliées à sa diffusion. Agir à titre d’adjoint au responsable des registres durant les jours de consultation sur les règlements par voie de procédure d’enregistrement;
• Assurer une gestion des dossiers, codifier, classer et tenir à jour l’inventaire des dossiers, en contrôler l’accès et en assurer le tri, l’élagage et l’archivage;
• Participer à la gestion des archives et gérer la banque de données, mettre à jour et classifier les fichiers électroniques pour en faciliter le repérage;
• Appliquer le plan de classification et le calendrier de conservation et participer à la mise à jour tant au niveau du support papier que technologique, en tenant compte des aspects administratifs, légaux et historiques;
• Analyser et superviser les projets de numérisation de documents municipaux en regard du cadre juridique des techniques de conservation de l’information;
• Effectuer des recherches auprès des divers intervenants(es) ou personnes-ressources afin d’obtenir de l’information et/ou les différents documents nécessaires pour compléter les dossiers;
• Participer au traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la loi en préparant la documentation pertinente, en assurant le suivi des échéanciers et en effectuant les recherches nécessaires;
• Donner ou recevoir de l’information d’ordre courant par téléphone, courriel ou au bureau. Lorsque requis, effectuer les recherches nécessaires pour obtenir ou fournir des renseignements usuels;
• Facturation des demandes de matrices graphiques, confirmations de taxes municipales ou autres documents selon la demande des notaires, institutions financières, agents d’immeubles, arpenteurs;
• Procéder à la facturation et aux suivis des services aux citoyens;
• Participer au développement de nouvelles méthodes de travail afin d’améliorer la qualité du service offert et d’optimiser le support administratif et juridique du Greffe ;
• Offrir un soutien administratif pour les procédures des ventes pour le non-paiement des taxes municipales, de même que lors des élections et des référendums ;
• Effectuer des tâches générales de bureau telles que l’ouverture de dossiers, classement, traitement de texte, mise en forme des documents, photocopies, assemblage de documents, révision et correction des documents, etc.

Profil recherché :
Parcours académique
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou dans un domaine connexe;
• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique;
• Diplôme d’études collégiales en techniques juridiques ;
• Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique

Parcours professionnel
• Expérience de travail pertinente d’au moins 6 mois dans un poste de secrétaire en milieu municipal, technicien(ne) à la documentation, archiviste ou équivalent;

Compétences/habiletés
• Bonne connaissance des lois et règlements en lien avec l’emploi;
• Bonne capacité d’analyse, rigueur, autonomie, sens de l’organisation;
• Forte habileté pour le travail avec le public et pour le travail en équipe;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Bonne maîtrise de l’environnement Windows , particulièrement la suite Office (Connaissances des logiciels Infotech, PG Solutions, Powerpoint, Excel et Adobe Acrobat Pro un atout);
• Connaissances des procédures juridiques applicables à un greffe municipal et de son mode de fonctionnement;
• Capacité d’apprentissage élevée

Salaire et avantages sociaux
• Échelle salariale entre 46 228$ et 51 961$ indexée annuellement, en fonction de la convention collective en vigueur. Accès à un régime d’assurance collectives et de retraite.

Horaire de travail
• La semaine régulière de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi de jour. La Ville de Saint-Antonin est fermée le vendredi après-midi.

Critère de sélection
• Pour davantage d’informations, veuillez écrire à monsieur Carlo Brousseau à l’adresse courriel suivante : [email protected] ou par téléphone au numéro 418 862-1056, poste 221.

• Les personnes intéressées répondant aux exigences de l’emploi doivent soumettre leur curriculum vitae d’ici le 18 décembre 2024, aux coordonnées suivantes : [email protected]